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平乡县人民检察院档案管理办法

时间: 2014-12-24
 
一、组织机构
1、档案工作领导小组
组    长:王献革
副 组 长:李爱军
组成人员:各部门主管内勤工作的副科长(副主任)
2、档案管理人员
专职档案管理员:霍丽曼
兼职档案管理员:各部门内勤
二、档案工作领导小组职责
    1、认真贯彻落实党和国家关于档案工作的方针、政策,研究制定本院档案发展规划,并负责组织落实。
    2、研究制定本院各类档案管理办法、质量标准,努力提高本院档案管理的现代化水平。
    3、监督、检查、指导本院各部门的档案管理业务工作。
4、完善、充实档案管理机构,选配专职档案工作人员。解决档案管理中存在的主要问题,为档案工作创造良好的物质条件。
    5、指导档案工作人员开发利用档案,开展学术交流,探索科学管理方法,撰写学术论文,多出新的编研成果。
    6、负责组织对档案的鉴定、销毁和移交工作。
    三、档案室工作人员职责
1、认真学习贯彻执行《档案法》,坚持依法管理档案。
2、督促指导本院各部门做好档案材料的收集、整理、归档工作并认真履行交接手续。
    3、严格按照规定的标准和要求认真做好归档文件、材料的分类、整理和登记,科学管理、安全保管本院各类档案。
    4、负责档案室、阅档室各种设施设备的安全检查和日常维护管理及卫生清洁工作。
    5、负责提请领导小组对本院档案的鉴定、销毁、移交工作,认真做好档案的登记、统计工作。
6、认真研究和探索科学管理档案的方法、措施,撰写有关学术论文,积极开发利用档案资料。
    7、建议、谋划、指导本院各部门的档案工作,积极完成上级档案部门布置的各项任务,认真做好工作总结,及时纠正工作中存在的问题和不足。
8、工作调动或退休时,须认真办理交接手续,否则不能离开工作岗位。
四、档案归档制度
    1、院内各部门直接接收、制作、保管的档案材料,分别由所在部门负责组卷并向院档案室移交。
    2、应归档的各类档案材料要严格按本院的有关规定和要求组卷,确保案卷质量。
    3、本年度形成的文书、会计、声像、科技档案必须在第二年的六月底前移交完毕。
    4、诉讼档案必须在结案年份或终审判决年份移交完毕。
    5、移交档案必须填写移交清单(一式两份),交接双方分别在清单上签字。
五、档案管理制度
    1、全院档案(除人事档案)统一由档案室集中管理。
    2、全院档案分为文书、会计、科技、声像、诉讼和专项工作档案共六类,每类档案的管理都要严格执行国家行业标准的技术规范和本系统本单位制定的管理要求。
3、档案管理要坚持有利于工作、便于利用和安全保密的原则。
4、及时收集和整理归档材料,确保档案的完整与安全,实现档案规范化管理,是各级领导和全体干警应尽的职责和任务。
5、文书档案按保管期限、类别、年度、问题,一件一号方法管理。
    6、诉讼档案按保管期限、年度,同案侦、捕、诉、申卷案件,一案一号的方法管理。
    7、科技档案按保管期限、类别、年度,项目依次号管理。
    8、会计、声像档案按保管期限、类别、年度,以卷、盒(盘)编号管理。
    9、当年接受的各类档案,必须在年度前按规范要求编目,著录完毕。
    10、对库藏档案及 “七防”设施,每半年要进行一次检查,确保档案的安全。
六、档案利用保密制度
    1、本院工作人员因公借阅档案,须经有关领导批准并填写借阅单,借用的要及时归还,最迟不超过一个月时间,借阅期间不得开拆、复制档案,确需复制的要经档案管理部门批准。
    2、外单位利用本院档案一般不得借取,只能查阅,并须持本单位的介绍信,经有关领导批准方可查阅。
    3、查阅档案一律在阅档室进行,除法律文书外,其他材料原则上不准摘抄、复制,确需复制的要由档案工作人员在本院内复制。
    4、档案利用人借取、查阅材料,不得抽取、涂改、勾画、污损卷内材料违者追究经济、法律责任。
    5、档案人员对档案的利用要及时登记,详细记录,以年度整理利用效果汇编。
    6、档案工作人员必须严格遵守保密规定,对于秘密档案的查阅,要严格审批制度,不得擅自扩大档案利用范围,私自借用档案、泄露案卷内容。
七、档案鉴定、销毁、移交制度
    1、档案鉴定工作由档案管理人员根据所保管档案的保管期限分批向档案领导小组提请进行鉴定,领导小组应组成由相关领导、档案管理人员和有关业务部门领导参加的鉴定小组按档案管理规定进行鉴定。
    2、鉴定小组对鉴定后的档案提出处理意见,对应销毁的失去保存价值的档案,进行造册登记,报主管领导批准后,由工作人员到指定地点监销,档案鉴定销毁材料一律入全宗卷。
    3、经鉴定对应当移交区档案馆进行管理的档案,应按照档案局的要求进行整理,造册登记,报主管领导批准后按规定进行移交,填写移交清单。
八、档案管理奖惩规定
    1、对在档案管理中做出显著成绩的单位和个人,按照有关规定给予记功、通报表扬和物质奖励。
    2、因责任心不强,管理不善,造成案卷严重褪变、发霉、损坏的,视情节给予责任者通报批评或纪律处分,严重者给予处分后调离工作岗位。
    3、因玩忽职守造成案卷丢失、严重失泄密或档案室失火、被盗时,视情节给予主管领导、直接责任者纪律处分,通报批评,对构成犯罪的依法追究刑事责任。
 
   
 
 
平乡县人民检察院
2013年10月20日

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